Kontakter til kontrakter

September 11th, 2018

kontakter til kontrakter

Kontakter til kontrakter

Kontakter. Man siger, at alt godt kommer til den, der venter. Man siger også, at kunden altid har ret. Det har vi taget til efterretning, og derfor lancerer vi nu en kontaktliste som den nyeste funktion på Contractbook. En funktion som flere af jer har efterspurgt.

Vi ønsker at leve op til vores mantra og levere effektiv kontrakthåndtering til moderne virksomheder. I praksis betyder det, at vi bestræber os på at tilbyde en platform, som gør håndtering af kontrakter så nemt og effektivt som muligt. Dernæst betyder det, at vi har respekt for og lytter til vores brugere – de moderne virksomheder.

Flere af jer har efterspurgt muligheden for at oprette kontakter i systemet, således at man ikke behøver at indtaste kontaktinformationer på modparten i en kontrakt, hvis man ofte indgår kontrakter med den samme person. Det kan vi godt se fidusen i, for det er netop effektiv kontrakthåndtering – efterspurgt af moderne virksomheder – leveret til moderne virksomheder. Derfor er det os en stor glæde at kunne præsentere jer for vores nye kontaktliste-funktion.

Hvordan virker det?

Hvis du trykker på dit navn eller brugernavn øverst i højre hjørne af navigationsbaren, vil en lille menu folde sig ud. Tryk på “Kontaktliste” og du vil nu blive ledt til et overskueligt arkiv over dine kontakter. Her kan du oprette kontakter med navn, mail, adresse og titel, redigere dem, når det bliver nødvendigt og slette dem, når de ikke længere skal bruges. Du kan tilmed adskille dine firmakontakter fra dine private kontakter og dermed nemt holde styr på, hvem du har oprettet i din kontaktliste.

Der er dog også en anden vej rundt. Når du indtaster en ny modpart i en kontrakt, vil vedkommende automatisk blive gemt i din kontaktliste. Dér kan du sidenhen adminstrere og redigere kontaktens informationer.

Når du så skal udarbejde en ny kontrakt og tilføje en af dine kontakter modpart i den, kan du enten trykke på det lille kontaktliste-ikon i kontaktinformationer eller blot begynde at indtaste deres virksomhed og/eller navn. Dernæst vil den selv foreslå en af dine kontakter. Tryk på din kontakt og vedkommendes informationer vil automatisk blive udfyldt.

 

Hvorfor bruge kontakter og kontaktliste?

Hvis du sender flere kontrakter til den samme modtager, kan det være en fordel at oprette personen i din kontaktliste. Dermed slipper du for at indtaste deres oplysninger, hver gang du skal udforme en ny kontrakt.

Det kunne eksempelvis være, hvis du havde indgået en rammeaftale til at fastsætte nogle vilkår og derefter indgår simple købs- og salgsaftaler, hver gang der gives en konkret ordre. Det kunne også være, hvis du hyrer en ny konsulent, som både skal underskrive en konsulentaftale, en fortrolighedsaftale og en samtykkeerklæring. Der kan det være en fordel, at du kan skal indtaste konsulentens informationer én eneste gang.

Med kontaktlisten bliver det nemt for dig at navigere i kontakter. Det fungerer dermed også som et GDPR-hensyn, da du nemt kan holde styr på dit arkiv – uanset størrelse. Når du selv kan stå for at tilføje, redigere og slette bliver administrationen af persondata altså lidt nemmere.

Alt i alt skulle din proces gerne være blevet en smule mere strømlinet. Vi håber, du kan lide det!

Fortæl os endelig, hvis du har andre forslag til nye funktioner. Vi lytter altid og før du ved af det, kan drøm være blevet opfyldt. (Det forudsætter selvfølgelig, at du drømmer lige så meget om kontrakthåndtering, som vi gør. Hvilket er en hel del).