Viktors Verden: Afsend hundredevis af databehandleraftaler på få minutter!

May 8th, 2018

Afsend hundredevis af databehandleraftaler

Afsend hundredevis af databehandleraftaler på få minutter

 

Med vores API-løsning kan du afsende tusindvis af databehandleraftaler med et enkelt klik. Det er hurtigere, mere dataetisk, billigere end postvæsnet (LOL!) og du får tilmed et bedre overblik over alle dine aftaler. Kontakt os her

Jeg kan forestille mig, at mange sidder derude og sveder ved udsigten til, at persondataforordningen (GDPR) træder i kraft om ganske få uger. Det er ellers ikke fordi, der mangler information om den nye datalov, for Datatilsynet har udgivet flere 1000 siders betænkninger og internettet flyder over med kække introduktioner, hurtige guides og smarte tjeklists. Nu skal jeg ikke komme for godt i gang, for vi har selv biddraget til informationsboblen med intet mindre end fem blogposts, seks wiki-artikler, en E-bog og over 2 timers videooptagelser med GDPR-guidance. Problemet er dog, at der bliver ret stille ude på internettet, når det handler om konkrete løsninger på konkrete problemer.

Man kan selvfølgelig vælge at hyre et stort konsulenthus til at ordne det for sig. Har man råd til det, skulle man gerne være nogenlunde home safe, hvad angår juraen. Til gengæld har de mig bekendt stadig ikke løst mange af de helt lavpraktiske problemer, så som: Hvordan sender man alle sine mange databehandleraftaler ud, så de kan blive underskrevet?

Contractbook kan måske ikke løse alle verdens problemer (selvom vi gerne ville), men lige præcis det her problem har vi en løsning på.

Med vores særlige GDPR-service og nye API-løsning kan du nemlig afsende ligeså mange kontrakter, du vil med et enkelt klik. Det tager vitterligt ikke mere end fem minutter, og du behøver hverken bruge frimærker, blækpatroner eller mandetimer. Tilmed sikrer du, at databehandleraftalen opbevares elektronisk og underskrevet, så du til nemt kan fremvise dem til kunder og myndigheder.

Det er ikke bare nemt. Det giver dig også en aura af professionalisme, når du viser dine klienter, at du arbejder struktureret, gennemsigtigt og digitalt. Du viser dine klienter, at du respekterer deres privatlivssikkerhed ved at agere mere dataetisk! Det har Niels gang på gang forklaret, kan være en konkurrencefordel.

Databehandleraftaler – Alternative løsninger

Den analoge: Vi blev første gang opmærksomme på problemstillingen, da vi hørte om et firma, som var ved at sende 200 databehandleraftaler ud med posten (sic!). Udover at det tager en krig at skulle printe, pakke og frankere 200 breve, koster det også 3600 kr. i porto. Når postvæsenet endelige havde nosset sig sammen til at aflevere brevene, skulle modtagerne så underskrive, scanne (for selv at kunne fremvise dem) og returnere alle aftalerne (yderligere 3600 kr. i porto som enten du eller din klient skulle betale). Til sidst skulle du så scanne alle databehandleraftalerne, så de “foreligger skriftligt, herunder elektronisk“, som det kræves i forordningens Artikel 28. Behøver jeg overhovedet forklare, hvorfor den analoge løsning er bøvlet?

Den snedige: En del både store og små virksomheder har løst problemet ved at indskrive databehandleraftalen i deres generelle Vilkår & Betingelser. Det lyder i forordningen, at databehandlingen skal være ”reguleret af en kontrakt eller et andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret“, så denne løsning er som sådan ikke noget juridisk problem i henhold til dansk aftaleret. Det skulle da være, at forordningen skriver, at den dataansvarlige skal have mulighed for at gøre indsigelser. Jeg mener dog ikke, at det er særlig dataetisk at smyge en databehandleraftale ind i afsnit 11 af sine generelle Vilkår & Betingelser. En databehandleraftale bør være klar, tydelig og nemt tilgængelig. Desuden muliggør denne løsning, at databehandleren nemt kan ændre i aftalen uden den dataansvarliges viden. Det forhindrer total gennemsigtighed.

Den hjemmelavede: En del af de større firmaer har lavet en pop-up med en databehandleraftale eller lagt databehandleraftalen ind som et faneblad på deres hjemmeside. Det er selvfølgelig også en løsning, men har man ikke en udvikler til rådighed, kan det godt være besværligt at udføre. Det forudsætter samtidig, at dit produkt er en digital service og så kan det tilmed være svært at holde overblik over, hvem der har godkendt aftalen, når det er organiseret på den måde.

 

Hvordan gør vi så?

Først og fremmest skal du (hvis ikke du allerede har gjort det) oprette en bruger hos Contractbook. Dernæst skal du lave et Google Sheet med dine modtagere og udforme en databehandleraftale – eventuelt baseret på denne skabelon – og sikre dig, at den er juridisk forsvarlig.

Når det er klaret, kontakter du kontakte os via denne side eller skrive til vores hjælpsomme Customer Succes Manager med vores chat-funktion. Så hjælper vi dig med at sætte det op.

I løbet af samme dag som du kontakter os, sørger vi for, at alle de kontakter automatisk får tilsendt en elektronisk databehandleraftale, som gerne skulle være underskrevet i løbet af ganske få dage og derefter ligge i et organiseret digitalt arkiv.

Du kan nemt følge status på alle kontrakter, så du får automatisk et overblik over, hvem der har underskrevet, hvem der mangler at underskrive, hvem der måtte have indsigelser.

Hele muletjavsen koster 1 euro per databehandleraftale, så fraregnet mandetimer er vores GDPR-service allerede billigere en portoen. Tag den Postmand Per!

Afsend hundredevis af databehandleraftaler