3 kontrakter enhver virksomhedsejer skal have styr på

May 30th, 2018

5

3 kontrakter til enhver virksomhedsejer

Udsigten til at skulle bruge sin eftermiddag på erhvervsjura er sjældent særlig indbydende. Det var jo ikke af kærlighed til paragrafer og stift kancellisprog, at du besluttede dig for at blive selvstændig virksomhedsejer. Og ved mindre, at du sidder og skyder salgsaftaler afsted, er arbejdet sjældent særligt værdiskabende.

Tilmed kan tanken om nidkære advokater, og hvert enkelt kommas potentielle betydning være så angstprovokerende, at det virker nemmere bare at lade som ingenting. Går den, så går den, og det gør den jo nogengange.

Juridiske dokumenter er for det meste til for at forebygge og skabe klarhed i tilfælde af uenigheder. Derfor er de også nemme at negligere, når alt går godt og der er travlt i biksen. Men ved at have klare aftaler og præcise kontrakter kan man potentielt gardere sig mod store tab. En god kontrakt kan være din sikkerhed, når der opstår splid og lykken vender for en stund.

Derfor har vi samlet 3 kontrakter, som enhver virksomhedsejer skal have styr på.

 

3 kontrakter til virksomhedsejere

 

Ejeraftalen

Som virksomhedsejer skulle du gerne have ejerbog på plads. Det er jo en lovpligtig fortegnelse over virksomhedens kapitalejere og deres respektive andel af selskabskapitalen. Du skulle også gerne have styr på virksomhedens vedtægter og stiftelsesdokumenter, som ligeledes er betingelser for at oprette et selskab.

Man skal dog være opmærksom på, at vedtægter ligger offentligt tilgængelige. Derfor gør man klogt i at holde dem på et minimum, hvis man vil undgå at kunne gøre sig selv sårbar overfor sine konkurrenter.

I stedet foreslår vi, at man udarbejder en udførlig ejeraftale, som klarlægger retningslinjerne for virksomhedens ejere. En sådan aftale fungerer som virksomhedens interne spilleregler og kan i princippet indeholde hvad som helst, da der ikke er nogle formkrav til ejeraftaler.

Vi anbefaler dog, at man som minimum beskriver følgende:

  1. Regler for forkøbsret, køberet og tilbagekøbsret (altså hvordan kan virksomhedsejerne købe og sælge kapitalandele mellem sig).
  2. Aftaler om fortrolighed, tavshedspligt og eventuelle klausuler (det kunne eksempelvis være en konkurrenceklausul eller en kundeklausul).
  3. Beskrivelser af immatrielle rettigheder (altså hvem ejer rettighederne til selskabets frembringelser og eventuelle patenter).
  4. Procedure i tilfælde af misligholdelse og uenigheder; Hvad gør man i tilfælde af en deadlock? Hvordan skal en eventuel tvist afgøres? (Enten ved en retssag eller en voldgift) og hvad er rammerne for erstatning?

Som med alle andre kontrakter gælder det om at være så præcis som muligt, når man som virksomhedsejer formulerer en ejeraftale. Kontrakten er nemlig til for at sikre alle virksomhedens ejere, hvilket vil øge tillliden imellem jer og skabe et mere frugtbart samarbejde.

 

Direktørkontrakt

Uanset om du selv er direktør eller har ansat en direktør, er det alfa og omega at have en god direktørkontrakt på plads, når man er virksomhedsejer. Direktører regnes som arbejdsgivere. Da en direktør ikke står i et ansættelsesforhold med virksomheden, er vedkommende heller ikke omfattet af normale ansættelseslove – eksempelvis funktionærloven. Derfor har direktøren umiddelbart kun de rettigheder, der angives i direktørkontrakten.

Det er dog stadig lovpligtigt at have en. Selv hvis man som virksomhedsejer er selskabets eneste ansatte, skal man have en direktørkontrakt for at kunne udbetale sig selv løn og undgå anklager for skattesnyd.

Normalt vil man bruge en direktørkontrakt, som man bruger en ansættelseskontrakt. Hermed vil aftalen indeholde bestemmelser for løn (herunder virksomhedsgoder som fri telefon, kørselspenge og aktieoptioner) samt beslutninger om arbejdstid, ferie, opsigelse og ophavsret. Derudover vil mange vælge at indskrive eventuelle konkurrenceklausuler samt andre fortroligheds- og loyalitetsbestemmelser.

Sidst men ikke mindst skal man tage stilling til, om der skal være eftervederlag, hvad der sker i tilfælde af, at selskabet får nye ejere samt hvilke beføjelser direktøren har til at tegne firmaet ud ad til – den såkaldte tegningsregel.

 

‍Databehandleraftaler 

Som du nok har bemærket i din indbakke, trådte Databeskyttelsesforordningen (GDPR) i kraft i maj 2018. Hermed skal din virksomhed også leve op til en række skrappe krav til, hvordan I behandler persondata på brugere, ansatte og leverandører.

Det er ledelsen, der har ansvaret for, at virksomheden er compliant med de til enhver tid gældende regler for beskyttelse af borgernes privatliv. Derfor er det også vigtigt, at man får de elementære dokumenter på plads.

Først og fremmest skal man træffe en officiel ledelsesbeslutning, hvor ledelsen vedkender sig sit ansvar. Det kan meget vel være en vigtig dokumentation i tilfælde af et databrud. Først og fremmest fordi det vil være med til at underbygge, at ledelsen kerer sig om emnet og har foretaget nødvendige forholdsregler. Dernæst fordi det meget vel kan være et krav fra dit forskringsfirma.

 

 

Hvis du enten behandler data på vegne af andre, eller får data behandlet af en ekstern leverandør, skal du have databehandleraftaler på plads. De fleste virksomheder bruger eksterne databehandlere såsom serverudlejere, regnskabssystemer, lønsystemer eller cloud-løsninger som Contractbook. (Vi sender dem i øvrigt nemt for dig – hundredevis af kontrakter med 1 klik). Her vil det være påkrævet, at I i fællesskab udformer en databehandleraftale med følgende indhold:

  1. Den dataansvarliges instruks om eller godkendelse af, at databehandleren behandler data med nøje beskrevne formål.
  2. At databehandleren har truffet en række sikkerhedsforanstaltninger, minimeret adgangen til data og pålagt alle ansatte tavshedspligt.
  3. Oplysninger om hvor oplysningerne opbevares, hvorfor de opbevares, hvor længe og om de deles med andre eventuelle underdatabehandlere. Her skal den dataansvarlige påtage sig at leve op til rettigheder som retten til at blive glemt og retten til indsigt, som er beskrevet i forordningen.

Hvis du ønsker at læse mere om forordningen, kan du læse mere i vores populære E-bog om emnet.

Contractbook finder du desuden mere end 40 glimrende og gratis kontraktskabeloner – heriblandt ejeraftaler, direktørkontrakter og databehandleraftaler. Her er også alle de nødvendige stiftelsesdokumenter, salgsaftaler og diverse HR-kontrakter såsom ansættelsesaftaler og fortrolighedsaftaler. Det er lige til at gå til.